업무와 관련되어 있는 거래처에 대한 경조사비는 접대비로 처리할 수 있다. 거래처 경조사비는 20만 원 한도로 정해져 있고, 청첩장이나 부고장 등을 받아놓아야 한다. 모바일 청첩장 등도 가능하다. 그러나 20만 원 초과 시엔 세금계산서와 같이 법적으로 인정되는 지출 증빙 서류를 받아야 한다. 축의금, 조의금, 생일, 출산 등 상세 항목으로 나누어 경비 처리하는 방법과 유의사항에 대해 기술하고자 한다.
거래처 경조사비 경비 처리: 축의금과 조의금
거래처의 경조사비로 가장 흔한 것은 축의금과 부조금일 것이다. 법적으로 해당 지출 금액이 월 20만 원을 초과하면 법적 증빙 자료를 받는 것이 원칙이지만, 실상 결혼식장이나 상갓집에서 세금계산서 등을 달라고 할 순 없을 것이다. 현실적으로 20만 원까지만 인정받는다고 판단하면 되겠다. 그렇다면 한 거래처의 경조사에 직원 2명이 참석하여 각각 20만 원씩 지출한 경우는 어떨까. 총합이 40만 원으로, 20만 원 한도를 넘었기 때문에 전액 인정받을 수 없다. 인원 당 20만 원이 아니라, 한 거래처 당 총한도가 20만 원 임을 유의하도록 하자. 만약 20만 원 이상의 축하를 전달하고 싶다면 20만 원은 축의금으로, 그 이상은 화환을 보내면 된다. 총금액은 20만 원을 초과하지만 화환 거래금은 온라인 신용카드 결제 후, 신용카드매출전표가 법정 증빙자료가 되어주므로 경비로 인정받을 수 있다. 조의금도 위와 동일하게 처리하면 된다. 법인세법 상, 내국 법인이 직원의 장례회사에 제공하기 위해 상조 상품에 가입하여 부담한 대금이 있다면, 그 해당 상품은 장례행사에 제공된 날의 사업연도에 비용처리하면 된다. 중요한 것은 회사 규모보다 과한 지출은 나중에 세무 조사를 받을 수 있으니 소명 자료를 꼼꼼하게 챙겨 보관해 두는 것이 좋다. 작은 매출의 소기업일지라도 세무조사에서 결코 자유로울 수 없다는 것을 명심하자. 실제로 연 매출 2,000만 원인 회사에서도 소명자료를 요구한 전적이 있다.
직원들의 경조사비 경비 처리: 생일, 출산축하금, 출산격려금
회사 임직원의 경조사비는 세법 상 복리후생 차원으로 "사회통념상 타당하다고 인정되는 범위"라고만 규정하고 있다. 따라서 회사의 내부 규정, 즉 회사의 지급 상황과 직원의 직위 등을 고려하여 금액의 한도 없이 지급할 수 있다. 따라서 소기업이라면 접대비 한도 금액인 20만 원에 맞추는 것이 제일 이상적이며, 중기업 이상이라면 체계적인 사규를 정하여 지급하는 것이 좋다. 만약 사규의 경조사비 규정이 30만 원임에도 50만 원을 지출했다면, 초과하는 20만 원은 급여나 상여로 판단되어 원천세를 신고 납부해야 한다. 아니면 초과하여 지급할 수밖에 없는 사유에 대해 소명 자료를 준비해야 할 것이다. 직원이 생일, 명절 등의 특별한 날에 지급받는 축하금이나 선물대는 과세 대상 근로소득이다. 또한 근로의 대가로 받는 포상금, 격려금 등과 선물대 역시 과세되는 근로소득이다. 그러나 직원 또는 직원의 배우자가 출산하여 월 10만 원 이내의 금액을 받았다면 이는 비과세 근로소득에 포함되고, 월 10만 원 초과 시엔 과세대상이 된다. 6세 이하 자녀의 보육비 등도 월 10만 원 이내와 그 초과에 따라 비과세와 과세로 동일하게 나뉜다. 기타로 청탁금지법상 경조사의 범위는 결혼식과 장례식만 해당된다. 집들이, 승진, 퇴직, 생일, 돌 등은 경조사가 아닌 선물에 해당되고 있다.
직원의 경조사비를 급여에서 공제할 때의 경우
경조사비는 단체협약이나 취업규칙 등을 통해 근로자의 동의를 구해야만 월급에서 공제가 가능하다. 이는 근로기준법 제43조 2항에 따른 것으로 동의 없이 임의로 공제해 버리면 임금 체불에 해당된다. 따라서 법령이나 단체협약에 특별한 규정이 있어야만 임금의 일부 공제가 가능하다. 만약 입사하기 전, 노사 단체협약 등에 의해 경조사비를 공제하는 것을 협의했다고 해도, 직원이 회사에 경조사비와 공제를 원치 않는다고 요청할 수 있다. 서면과 구두를 통하는 방법이 있는데 직접 나서기 어렵다면 노사협의회에 정식 안건으로 상정하는 방법도 있다.
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