사업을 하다 보면 차량을 이용하지 않을 수 없다. 이러한 사업용 차량유지비는 어떻게 경비 처리를 해야 할까. 사업용 차량의 기준은 어떻게 되는지 알아보고, 대표자 본인이 아닌 타인 명의의 자동차일 땐 경비처리가 어떻게 달라지는지 명의 별로 나누어 살펴보도록 하겠다. 배우자 명의의 차량일 때, 부부 공동 명의의 차량일 때, 직원 명의의 차량일 때 등으로 상세히 설명하고자 한다.
사업 시작 전 구입한 차량에 대해 경비 처리하는 방법
일반적으로 사업을 시작하기 전에 구입한 차량은 비용 처리가 되지 않는다고 알고 있을 것이다. 그러나 사실이 아니다. 세법에서는 차량을 언제 구매했는지 판단하는 것이 아닌, 그 차량의 사용 목적이 사업과 관련이 있는가를 더욱 중요하게 생각한다. 그러므로 사업 전에 구매한 차량이라도 현재 사업용으로 사용하고 있다면, 사업용 자산으로 등록하여 감가상각하고, 관련 유지 비용을 경비 처리하면 된다. 그러나 사업하기 한참 전에 구입한 차량일 수도 있고, 사업 후에 사용한 기간보다 가사용 기간이 더 길 수 있기 때문에, 사업용 차량임을 소명할 자료가 더욱 객관적이고 상세해야 한다. 운행일지 등을 작성 하는데 더욱 책임감이 가중되는 것이다. 여기서 주의할 점은 차량을 사업용으로 비용처리를 한다면 추후 그 차량을 다시 판매할 때 반드시 판매금에 따른 부가가치세를 납부해야 한다는 것이다. 매매가격의 10%를 납부해야 한다. 그럼에도 불구하고 차량 유지비용과 부가가치세로 낼 금액을 비교해보면, 경비처리를 하는 것이 더 유리한 경우가 많다.
차량 유지비 경비 처리 기준
업무로써 이동할 때 지급하는 대중교통비는 비용 인정이 가능하다. 다만 업무 관련성을 입증할 수 있어야 한다. 택시비, 버스비, 철도비, 항공비 등 이용했던 대중교통의 증빙 자료를 갖고 있으면 실비대로 비용 인정이 가능하다. 근로소득세 역시 과세되지 아니한다. 일반적으로 자가운전보조금이 매월 20만원 이내라면 근로소득세가 과세 되지 않는다. 그러나 자가운전보조금과 별도로 받는 차량 운행 실비는 과세로 포함된다. 통상적으로 월 20만원이라는 소득세는 비과세가 원칙이다. 월 20만원이 초과된다면 차량운행일지와 주유비 영수증 등의 증빙으로 입증할 수 있어야 한다.
배우자 명의의 차량 경비 처리 방법
차량 명의가 배우자나 타인의 명의로 되어 있더라도 해당 사업자가 사업에 사용하였다는 것을 확인할 수 있다면, 그 차량은 사업용자산으로 등록해서 비용처리를 할 수 있다. 구입 시 세금계산서를 발급받고, 구입 당시의 차량 가격은 고정자산 기초가액으로 반영하며, 등록일은 등록 시점으로 반영하면 된다. 다만 정말로 사업용 차량으로 사용했는지에 대한 입증 책임이 가중되므로 이를 대비한 객관적인 증빙 자료를 자세하게 준비해두는 것이 좋다. 구체적으로 사업과의 연관성과 사용 내역 등이 명확해야 한다. 출발과 도착에 대한 정보, 거래처와의 거래명세서, 차량운행일지 등을 완벽하게 갖추었다면 경비처리하는데 무리 없을 것이다. 만약 실질적으로 사업을 위해 사용이 되었는지 판단이 모호한 경우라면 비용 처리로 인정받지 못할 가능성이 더 높다.
부부 공동 명의의 차량 경비 처리 방법
기본적으로 사업하는 남편과 사업하지 않는 배우자가 공동으로 차량을 구입하고, 세금계산서를 발급 받았다면 차량가액에 대하여 감가상각비를 계산하여 경비처리를 할 수 있다. 업무와 관련된 유류대 등의 차량유지비 역시 경비처리가 가능하다. 또한 세법 상 매입세액공제 대상인 9인승 이상 차량, 경차, 화물차, 트럭을 구입하여 사업용으로 쓴다면 당연히 공제가 가능하다. 그러나 사업을 하지 않는 배우자와 공동명의로 구입하고, 사업자등록번호로 세금계산서를 발급 받은 경우에는 사업자 지분 해당분에 한해서만 매입세액공제가 가능하다. 반대로 부가가치세법상 차량운반구를 공동으로 매입하면서 매입세금계산서를 받고, 자동차등록원부에는 비사업자인 배우자의 명의로 등록한 경우에는 동 매입세금계산서의 매입세액은 사업자의 매출세액에서 공제할 수 없다.
직원 명의의 차량 경비 처리 방법
직원 명의의 차량이 사업에 쓰였다는 것을 입증할 수 있다면 경비 처리가 가능하다. 그러기 위해선 직원이 결제한 금액을 현금으로 주지 말고, 사업용 카드로 주유비 등을 결제하게 할 것을 추천한다. 또한 거래처 출장 장소와 출장 사유 등을 기재한 장부를 간단하게나마 작성하여 보관하는 것이 좋다.
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